高效邮件管理的20条守则

无论你是否喜欢电子邮件,它是当今互联网上的人们普遍接受的交流信息的沟通方式。无论你是一名律师、学生亦或是互联网工作者,每一天你必定会有大部分的时间都在电子邮件客户端前。如果真的如此,那么学习如何有效地阅读管理邮件就显得非常有必要了。下面就是为了实现这一目的给你支的20招。

1. 建议你gmail,如果你目前用的不是它。
Gmail是电子邮件有史以来最佳的发明,是最为出色的电子邮件客户端。就算是Outlook的铁杆粉丝如果他们尝试Gmail后也会为其所倾倒。它有几个优势: 你可以在任何地方、任何电脑上访问;你可以将它与其他谷歌工具和网络应用整合一起;你可以对它进行自定义等等。

2. 将Gmail定位为你的电子邮件中枢。
Gmail还有一个优势就是你可在一个主账户中连接并使用几个不同的电子邮件。比如,你可以在Gmail中连接到你专门用于亲朋好友之间联系的雅虎邮箱,以及工作邮箱,你的域名邮箱账户等等都可以在你的Gmail 账户中访问。这意味着你可以不用离开Gamil邮箱也可以接收并发送其他账户的邮件。帅吧?要做到这个非常简单,首先将其他邮件账户导入到你的Gmail地址中。登录Gmail后,点击 “设置”,然后选择“账户和导入” 接着点击“从其他地址发送邮件” 就可以了。你可以用同样的方法添加更多新的账户。

3.学习如何使用快捷键。
一旦你学会使用键盘快捷键J/K在邮件之间来回移动,C 来写邮件,tab/enter来发送邮件,你会发现这些快捷键可以让你更快更灵活地操纵邮件客户端。这是一份Gmail的快捷键列表

4. 学会盲打。
快捷键加上盲打将会让你如虎添翼。但是如果你还不会盲打,我只能说赶快学会它。

5.预定好每天查阅电子邮件的具体时间。
不要一整天都蹲在你的电子邮箱里 (除非你有紧急的事情要求你这样)。 随心随意打开你的邮件客户端也是一个比较糟糕的行为,这正是为何电子邮件会妨碍你的办事效率的原因所在。 相反的,你应该给自己规定一个具体的时间来查阅邮件。例如,定下来每天只在早上8点,下午1点和5点打开邮箱。其他时候就不要去触碰它。

6. 打开邮箱时对邮件进行批处理。
到了开邮箱的时间,进入邮箱后第一件事就是对邮件进行批处理。阅读所有重要的邮件,删除不重要的,发送必须要发送的邮件,然后就可以将它关闭。做事干脆利落直截了当。电子邮件是必要的,但是不能钱不是从电子邮件中而来的(除非你是419骗子…),因此不要让它影响了真正能够创造价值的活动。

7. 如果有邮件需要回复,立刻回复。
当你打开一封邮件时,如果需要回复的话,立刻回复。否则转到下一篇邮件,想着“好,呆会我会回来回复这封邮件的”, 那么我告诉你,你将非常有可能将这件事完全忘记。就算你记得了,但是你还需要重新月的这封邮件才能确定需要怎么样回复,这样也会浪费你的时间。

8. 使用Gmail的“模板响应”功能。
你肯定会有一些邮件的回复都一样,对吧?可能是有人向你咨询生意,有可能是有些人试图向你销售东西。对于这些情况,Gmail有一个非常好的功能叫做 “模板响应”,你可以先设置并保存这些信息,需要时只要鼠标点击就可以加载这些内容。要在Gmail账户上安装这个功能,只要点击“设置”,然后选择 “实验室” ,你就可以找到这个功能,你只需要启用它就可以了。

9. 学会使用Gmail中的“过滤器”
如果你学会正确使用过滤器将会为你大大节省时间。它让你可以管理流入的邮件。例如,你可以自动删除从某一个邮件地址法或域名发过来的邮件或者自动转发包含某关键字的邮件。你也可以使用过滤器来处理“模板响应”,自动给包含某关键字或某一地之的邮件回复预定的信息。你可以在“搜索网络”的右边找到“创建过滤器”按钮。

10. 保存你的收件箱没有未读邮件。
这是你有必要养成的习惯。如果过去你的收件箱经常有上百封未读邮件,那么刚开始的时候可能会有一点难,但是做起来还是非常有可能的。第一步,就是先选一天,最好是星期六或星期天的样子,比较清闲,你可以坐下来花上几个小时的时间好好整理你的收件箱。这样以后,每天下班结束时你得确保收件箱里的新邮件数为零。

11. 删除没用的邮件。
说到管理邮件,删除键的用处真的非常大。首先删除所有那些你通过寄件人或标题判断为没用的邮件。接着删除你花时间阅读后发现不需要回复也不需要归档以备将来参考的邮件。

12. 可能的话直接存档。
有一些邮件你可能觉得又必要存档但却没有必要阅读。例如,你刚刚注册了一个在线服务,你可能知道你会接受到一封欢迎信,里面有你的用户名和密码。直接保存诸如类似这样的邮件,因为你已经知道它的内容(也就是说打开、阅读它都是浪费时间)。 你可以直接将这类邮件标记为已读,那么他们就会呆在你的收件箱中。

13. 重要邮件优先。
如果想要提高工作效率你的有优先顺序。一旦删除所有不重要的邮件并对该归档的进行归档之后,你接着应该开始阅读并回复重要邮件。只有这些重要的邮件都处理完后,接下来你可以放松,不必那么谨慎去处理其他不那么重要的邮件,直到没有未读邮件为止。

14. 写简洁的邮件。
如何写出简洁的邮件一种艺术。它需要实践,无论什么时候当你准备发送一封邮件时,暂停几秒钟,分析下是否能删除一些不必要的单词、词组或甚至是整个段落。不必担心开门见山,大多数人都知道邮件就该直截了当,他们不会因此而生气。

15. 精心揣摩你的标题。
标题可以说是邮件非常关键的一个组成部分。有的时候要是你的标题用得够好的话,甚至可以不需要正文。你得写出有关联性、描述性的标题。你得引起接收者的注意 (用一些相关的东西,如他的生意名称或者你们正在合作的项目)并且快速总结下你的邮件内容。

16. 学会如何查找电子邮件。
Gmail另一个非常强大的功能是电子搜索。你有必要知道如何使用它。首先要知道你可以搜索标签 “abel:labelname”, 可以针对地方搜索“in:inbox” 针对邮件状态“is:unread”。。

17. 始终保持邮件内容的完整。
这也是为什么大多数邮件程序都会将先前的邮件与新邮件一同发送的原因。因为完整的内容将帮助接收者了解这个事态。那么你首先要做的就是,在回复邮件时请不要删除原来邮件的内容,其二,尽量在邮件中重申下上一封邮件提到的内容。 不要指望别人会记住上一周的邮件。

18. 将群邮件和个人邮件分开。
如果你在一个大公司工作,你可能会收到非常多发给一批人的群邮件,这些邮件并不与你直接相关。所以有必要将这些邮件过滤出来,因为与跟你直接相关的邮件相比,这些邮件更加不重要。在Gmail中你可以使用“标签”功能将这两种类型的邮件分开。

19. 使用一个高效的签名。
签名档可以帮助你节省好多时间,因为你不必在每封邮件的下方输入这些结束语,名字或联系信息。不过,要记住只在那里显示有关的信息。诸如随机报价或图片之类的东西会引起接收着的反感。

20. 发送每一封电子邮件之前请重读一遍。
大家都知道这个是必要的,但是大多数人经常会忘记。你应该检查下是否有语法、拼写错误,是否少了什么信息,是否忘记添加附件等等。一旦点击“发送” 按钮,就没有办法再回来了,如果你要重新发送的话就会浪费你的时间了。因此,务必再检查一次。

原文:20 Email Productivity Tips To Become an Email Master

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