10大窍门助你创建实用的任务清单(Todo List)

虽然创建和使用任务清单是相当简单的,但是仍然需要讲究一些技巧和诀窍以提高办事效率的。下面我将与大家分享多年来我管理日程安排和任务时总结出来的一些诀窍:

1.选择合适的媒介
你需要选择一个方便你随时查阅记录工作清单的地方。对于大多数人来说,可能是桌上的一个小记事本,但也可以是你电脑、手机中的一款小软件应用。只要确保你能够随时轻松地在你的清单上添加、删除和编辑条目就行。

2. 保持任务列表整日可见
有必要让你任务清单整日出现在你的眼前。这样会加强紧迫感,一旦自己开始懈怠了,看到它就会不断督促自己赶紧工作。

3. 从任务列表开始你的每一天
养成在每一天早上开始坐下办公桌时就着手写任务清单的习惯。这是安排计划的最佳时间,因为你的脑子是新鲜、精神饱满,也是你最能清晰抓住当天必须要完成的所有重要事情。

4. 只列出当天的任务
不要试图把整个星期或者就算提前几天的安排都列出来。你应该只记录在当天必须完成的任务, 因为你无法知道白天一天下来会发生什么事情,因此一天后的事情它们的优先次序可能会发生变化。

5. 把重要的任务置顶
始终把最重要的任务放在最前面,也就是说重要的事情先来。有必要要顺序来完成任务, 否则将重要的事情置顶也是没有用的。

6. 留出一块单独的地方来记录想法和注释
白天里非常有可能会有一些新的想法和任务冒出来。切勿将这些东西与你已经列出的任务清单混在一起, 否则,你将会搞乱。你应该专门弄一块区域来记录这些想法和其他注释,以作为你明天工作安排的参考。

7. 列出你不该做的事情
出了列出你需要做的事情之外,你也可以列出你不应该做的事情。例如,如果因为你每隔十分钟就检查一次电子邮件或者一整套都登陆在Twitter上而造成效率不高,你可以在你的任务清单上列这样的条目,“每天检查邮件两次”和“只在下午六点以后打开新浪微博”。如果你有设法遵照列表去做,那么一天结束后,你就不会做这些不该做的事情了。

8. 列出的任务数量应该符合实际
即使早上自我感觉良好,不要试图将脑袋里所有想做的事情都加到任务清单中。任务的数量、事情不能过多而应符合实际,并尽量在一天结束时能将所有的条目都完成。列出的任务太多可能会让你感到气馁,完不成又让你沮丧。

9. 完成一个任务后稍作休息(不要在任务中间休息)
适当的休息是提高工作效率不可或缺的,只要确保你是在任务与任务之间休息的,而不是在执行一个任务的半中间停下来去休息就行。换句话说,完成手头的任务再去休息。如果你在做某一件事情的时候停下来去休息,会让你无法做到集中注意力,完成该任务的时间很可能就会拖延了。记住,休息之前完成你已经开始做的事情。

10.如果你无法完成一个任务,将它列入明天的列表
碰到一两个任务无法完成是正常的。你也无法精确地预计每件事都需要多长的时间来完成。最重要的是不要将这些事情给忘记了。你应该将今天无法完成的一些任务放到明天任务列表的前面。

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